在規劃貿易展展位設計時(shí)，參展商希望希望它兼具卓越的品質(zhì)和價(jià)值。像這樣的挑戰涉及大量的比較，但必須以結構化、有條不紊的方式完成，其中包括選擇您的貿易展覽供應商。幸運的是，有一些簡(jiǎn)單的、符合行業(yè)標準的方法來(lái)完成它。從展會(huì )供應商那里獲取詳細信息是一個(gè)持續的過(guò)程，通常需要幾輪。一旦達到設計過(guò)程中的最終決策點(diǎn)，您應該嘗試從五個(gè)或更少的供應商中進(jìn)行選擇。 

    您可以使用一組三個(gè)步驟來(lái)明確此過(guò)程：

        信息請求：廣泛的、頂級的問(wèn)題概述，以獲取供應商的意見(jiàn)。

        征求建議書(shū)：特定的項目大綱供應商可以用建議書(shū)回應。

        報價(jià)請求：這列出了供應商必須提供的解決方案的確切詳細信息。

    這些供應商通信步驟通過(guò)滿(mǎn)足您所有要求的詳細解決方案簡(jiǎn)化了從 A 點(diǎn)到 B 點(diǎn)的設計過(guò)程。它們最初是在建筑中開(kāi)發(fā)的，但現在被廣泛使用，因為它們可以防止疏忽和重復工作。

您應該在每個(gè)步驟中包含哪些詳細信息？

    這三個(gè)不同的步驟相互構建，但您不必在任何一個(gè)過(guò)程中使用所有這三個(gè)步驟。每個(gè)步驟對于它所代表的步驟都是獨立的：做得好，所有供應商都需要了解他們是否可以有效地幫助您。以下是每一步要包含的內容的快速細分：

RFI - 信息請求

    - 陳述與您計劃的活動(dòng)相關(guān)的廣泛挑戰和期望。

    - 詢(xún)問(wèn)有關(guān)供應商及其定位能力的開(kāi)放式問(wèn)題。

    - 請記住，RFI 是一份事實(shí)調查文件，所以問(wèn)題沒(méi)有太大或太小。

RFP - 提案請求

    - 概述活動(dòng)的詳細業(yè)務(wù)目標 - 您希望它實(shí)現的目標。

    - 盡可能提供詳細信息，例如您將在活動(dòng)中擁有多少員工。

    - 建立您已定義的特定要求以及要避免的任何特定事項。

RFQ - 詢(xún)價(jià)

    - 創(chuàng )建您需要的確切可交付成果及其規格的逐項細分。

    - 提供您何時(shí)需要所有貿易展覽項目的具體時(shí)間表。

    - 僅當您有特定貿易展覽的“經(jīng)過(guò)驗證的公式”時(shí)才直接進(jìn)入詢(xún)價(jià)。

使用貿易展覽供應商的最佳實(shí)踐 

    您應該在貿易展覽計劃中盡早開(kāi)始與供應商互動(dòng)的過(guò)程。如果您過(guò)去沒(méi)有參加過(guò)很多貿易展覽，則尤其如此。盡管優(yōu)質(zhì)供應商應努力在 30 天內響應請求，但無(wú)法保證此時(shí)間表。另外，您希望留出足夠的時(shí)間來(lái)完善和實(shí)施最終解決方案。一般來(lái)說(shuō)，針對以下時(shí)間范圍：

    - 信息請求：在您預定的活動(dòng)前 180 天。

    - 提案請求：在您預定的活動(dòng)前 120-150 天。

    - 報價(jià)請求：至少在您預定的活動(dòng)前 90 天。

    如果您之前參加過(guò)許多貿易展覽并且已經(jīng)很了解您的要求，那么您可以直接進(jìn)入“征求建議書(shū)”階段。RFP 為供應商提供了一些余地，可以為問(wèn)題提出創(chuàng )造性的解決方案，而無(wú)需重新發(fā)明輪子。

    許多供應商更喜歡 RFI-RFP 方法，因為它允許他們以創(chuàng )造性的方式展示他們的特定技能，這可能會(huì )為您的項目增加意想不到的價(jià)值。僅當您提前獲得所需一切的準確詳細信息時(shí)，才應使用詢(xún)價(jià)。

如果您還沒(méi)有為正式流程做好準備怎么辦？

    如果您還沒(méi)有準備好進(jìn)行正式的供應商溝通流程，請不要擔心。大多數貿易展覽供應商都樂(lè )于安排非正式的“探索會(huì )議”，以了解有關(guān)您需求的更多信息。從長(cháng)遠來(lái)看，轉變?yōu)楦降牧鞒淌莻€(gè)好主意，這樣您就有大量信息和多個(gè)供應商可供選擇。